Contoh Susunan Panitia Pernikahan – Dalam kepanitaan acara pernikahan, bidang apa saja yang harus ada? Apa fungsi dari tiap-tiap panitia dalam pernikahan? Temukan jawabannya di sini.
Jika ditanya seberapa penting dibentuknya panitia acara pernikahan? Tentu jawabannya sangat penting.
Sebab jika sebuah acara (terutama acara pernikahan) tidak memiliki panitia yang mengatur jalannya acara, bisa dipastikan acaranya akan berantakan.
Kabar baiknya, sekarang kamu bisa menyewa Wedding Organizer (WO) untuk mengatur jalannya pernikahan agar lebih rapi, mengingat hari ini WO sudah bertebaran di mana-mana dan lebih mudah untuk dicari.
Namun, tidak semua orang menggunakan Wedding Organizer (WO) untuk acara pernikahannya. Terutama pernikahan yang digelar di kampung-kampung yang lebih memilih ‘mempekerjakan’ tetangga dan kerabat dekat.
Selain lebih hemat, meminta bantuan tetangga dan kerabat untuk menjadi panitia pernikahan bisa lebih mempererat hubungan silaturahim.
Bilapun kemudian kamu menyewa WO untuk acara pernikahan, tetap harus dibentuk panitia inti dari keluarga, untuk membantu WO mengurus hal-hal yang membutuhkan akses khusus, seperti meminta tokoh masyarakat atau ustadz setempat untuk menyampaikan khutbah pernikahan.
Nah, apa saja susunan kepanitiaan acara pernikahan yang baik?
Susunan Panitia Pernikahan dan Tugasnya
Banyaknya bidang atau seksi yang terlibat dalam sebuah kepanitiaan acara pernikahan, otomatis membutuhkan banyak orang.
Setiap bidang tersebut tentunya memiliki tugas atau tanggung jawab berbeda-beda. Berjodoh.ID telah merinci setiap seksi dan tugasnya di bawah. Silakan disimak.
1. Bidang Acara
Dalam susunan panitia pernikahan, bidang atau seksi acara merupakan jantung atau intinya. Bidang ini bertugas membuat konsep acara secara menyeluruh; mendaftar agenda apa saja yang akan dimasukkan ke dalam acara dimulai dari kedatangan mempelai laki-laki ke lokasi acara sampai ke penutupan.
Selain mendaftar agenda, seksi acara ini juga menentukan durasi tiap agenda agar acara pernikahan berjalan sesuai waktu yang sudah disepakati.
Seksi ini terbagi menjadi beberapa bagian lain:
- Pengiring pengantin
Pengiring pengantin hendaknya diserahkan ke orang terdekat mempelai. Kalau punya saudara kandung, pilihan terbaik mungkin bisa ke mereka.
Pengiring pengantin biasanya bertugas ketika acara resepsi dimulai (ditandai dengan mempelai berganti busana dan berjalan naik ke pelaminan).
- Bagian penerima tamu
Bagian ini biasanya bertugas di pintu masuk lokasi pernikahan. Penerima tamu akan mengarahkan tamu undangan mengisi buku tamu, memberikan souvenir pernikahan, dan menerima kado pernikahan dari tamu jika ada yang membawa.
Termasuk, jika pengantin menggunakan undangan website dengan fitur QR check in, penerima tamu bertugas melakukan scanning dan memastikan nama tamu sudah masuk ke buku tamu digital.
- Bagian protokoler
Dalam susunan panitia pernikahan, protokoler bertugas mengarahkan alur tamu undangan. Biasanya bagian protokoler akan berdiri dan mempersilakan tamu untuk bersalaman dengan kedua mempelai atau menahan alur ketika mempelai sedang melakukan sesi foto.
Selain itu juga mempersilakan tamu untuk duduk di tempat yang telah disediakan, terutama jika ada tamu kategori VIP yang biasanya punya tempat sendiri.
- MC atau pembawa acara
MC atau pembawa acara bertugas memandu acara, baik itu saat akad maupun ketika resepsi berlangsung, sesuai dengan rundown yang telah ditentukan.
Biasanya tugas MC akan diserahkan pada orang yang pandai berkomunikasi dan berbicara di depan publik agar suasana acara terasa lebih cair tetapi juga resmi.
Terkhusus bagian ini, meskipun tidak menyewa WO, biasanya panitia inti akan menyewa MC dari luar, sebab seorang MC pernikahan harus memiliki jam terbang tinggi apalagi jika tamu undangan sangat banyak dan terdiri dari orang-orang penting.
- Koordinator hiburan
Dalam setiap acara resepsi pernikahan pasti akan ada hiburan. Entah itu band, organ tunggal, nasyid, dll.
Nah, dalam susunan kepanitiaan, koordinator hiburan yang berada di bawah seksi acaralah yang bertugas mengatur hiburan tersebut.
Termasuk ketika ada tamu yang ingin menyumbang beberapa lagu untuk pengantin, biasanya akan dimintai data oleh koordinator hiburan.
2. Bagian Tata Rias
Tata rias pengantin hendaknya diserahkan pada orang yang sudah punya pengalaman merias. Jika tidak ada dari kerabat atau tetangga, bisa coba minta tolong ke teman mempelai atau menyewa MUA saja.
Pernikahan adalah momen sakral sekali seumur hidup, jangan sampai ‘salah’ make up menghancurkan segalanya karena bagus tidaknya dokumentasi (terutama foto mempelai) sedikit banyak dipengaruhi oleh make up.
Kalau kamu sering scoll-scroll media sosial, pasti pernah menemukan konten kekecewaan seorang pengantin karena salah make up. Nah, jangan jadi salah satunya.
3. Bagian Dokumentasi
Bagian dokumentasi tentu saja bertugas mengabadikan momen-momen yang terjadi pada acara pernikahan.
Dokumentasi erat kaitannya dengan kamera, maka serahkan bagian ini pada orang yang pandai mengoperasikan kamera dan tahu cara mengambil potret dari arah yang tepat.
Dalam susunan panitia pernikahan, bagian dokumentasi biasanya diisi lebih dari satu orang. Sebab dokumentasi yang diperlukan berupa foto dan video. Akan repot jika dokumentasi foto dan video dilakukan oleh satu orang saja.
Kalau tidak mau repot dan ingin hasil yang lebih sempurna (foto sudah diedit), bisa pakai jasa foto pernikahan saja.
4. Bagian Perlengkapan
Dalam susunan panitia pernikahan, bagian perlengkapan bertugas untuk mengatur pengadaan alat yang diperlukan untuk keberlangsungan acara. Biasanya bagian ini mengurus dekorasi, sound system, tenda, kursi, dan meja.
Bagian perlengkapan akan berhubungan langsung dengan bendahara, karena untuk mengadakan peralatan-peralatan tersebut harus menyewa ke vendor lain.
5. Bagian Dekorasi
Setelah bagian perlengkapan mengadakan keperluan untuk dekorasi, panitia bidang ini bertugas memasangkan dan memperindah lokasi acara dengan dekorasi yang sudah dipesan.
Selalu sertakan orang yang punya tenaga besar dalam hal dekorasi dan perlengkapan, selain juga orang yang punya ‘insting’ soal kepantasan.
6. Bendahara
Terkhusus bendahara, hendaknya dipegang oleh keluarga inti mempelai karena berkaitan dengan keuangan yang dikeluarkan.
Tanggung jawab bendahara itu besar, jadi siapapun yang nantinya memegang peran ini harus detail mencatat pengeluaran dan tegas.
Makanya, seorang bendahara harus sering berkomunikasi dengan pengantin dan orang tuanya, untuk menyesuaikan keinginan dan realita budget yang tersedia.
7. Sekretaris
Sekretaris bertugas dalam catat-mencatat atau yang berkaitan dengan administrasi.
Jika mengadakan resepsi di rumah dan menghalangi jalan umum, misalnya, sekretarislah yang bertugas membuat surat izin kepada yang berwenang seperti dishub dan pejabat kemasyarakatan setempat.
Selain itu, jika memakai undangan kertas, sekretarislah yang bertugas menuliskan tamu-tamu yang akan diundang.
8. Bagian Konsumsi
Tidak sah kalau mengundang tamu tapi tidak menyediakan santapan. Maka dalam kepanitiaan acara pernikahan, bagian konsumsi termasuk panitia terpenting setelah bidang acara.
Jika tidak membeli konsumsi dari catering pernikahan, maka kamu bisa meminta tolong ke ibu-ibu tetangga. Mereka akan dengan senang hati membantu. Dijamin.
Dengan mempekerjakan ibu-ibu tetangga, kamu bisa lebih menghemat budget pernikahan sekaligus berbagi kebahagiaan dengan mereka.
Kemudian, selain bertugas mengadakan santapan prasmanan, bagian konsumsi juga harus memastikan pada saat acara berlangsung tamu tidak kehabisan hidangan utama.
9. Bidang Keamanan
Jika acara diadakan di rumah, biasanya bidang keamanan diserahkan pada hansip. Tugas bidang keamanan ini juga cukup penting demi kondusifnya keberlangsungan acara.
Bidang keamanan bertugas di area terluar lokasi acara, biasanya mengarahkan tamu yang memakai kendaraan agar parkir di lokasi yang disediakan.
Juru parkir juga termasuk dalam kepanitiaan bidang ini. Jadi setelah diarahkah oleh hansip ke tempat parkir, kendaraan diatur oleh juru parkir agar tidak berantakan.
FAQ Susunan Panitia Pernikahan
Seksi-seksi atau bidang yang harus ada dalam sebuah acara pernikahan antara lain: bidang acara, tata rias, dokumentasi, perlengkapan, dekorasi, bendahara, sekretaris, konsumsi, dan keamanan.
Seksi acara bertugas membuat konsep acara, yaitu mendaftar agenda apa saja yang akan dimasukkan dalam acara beserta rundown-nya. Biasanya seksi acara terbagi lagi menjadi beberapa bagian yang masing-masingnya punya tugas sendiri; bagian pengiring pengantin, penerima tamu, protokoler, MC, dan koordinator hiburan.
Protokoler bertugas untuk mengarahkan alur tamu undangan. Terutama jika ada tamu VIP, protokoler akan mempersilakan tamu tersebut menempati tempat yang disediakan.
Semua keperluan acara pernikahan seperti tenda, dekorasi, sound system, kursi, dan meja.
Akhir Kata
Demikian. Itulah tadi contoh susunan panitia pernikahan yang ideal jika kamu memilih untuk tidak menyewa WO.
Dengan membentuk kepanitiaan sendiri, kerja dan pikiran kamu mungkin akan lebih terkuras. Tapi dari sisi budget bisa lebih murah ketimbang harus sewa WO.
Jadi, manakah pilihan terbaik? Membentuk panitia pernikahan atau sewa WO? Jawabannya balik lagi pada masing-masing yang akan mengadakan acara.
